公司红头文件是公司内部正式文件的一种形式，通常在以下情况下使用：

1. 内部重要文件：公司内部重要的决策、通知、规章制度等文件需要使用红头文件，以体现其重要性和正式性。

2. 外部合同文件：公司与外部单位签署的合同文件需要使用红头文件，以便于对方单位识别和确认文件的正式性和合法性。

3. 法律文件：公司提交给政府机关或法院的文件需要使用红头文件，以便于证明文件的正式性和合法性。

4. 重要公告：公司发布的重要公告需要使用红头文件，以提醒员工重视并遵守相关规定。

使用红头文件需要注意以下几点：

1. 红头文件应该规范、准确、简洁明了，避免使用生僻字或难懂词汇。

2. 红头文件应该严格按照公司规定的格式编写，包括文本、字体、边框等要素，以确保文件的统一和规范。

3. 红头文件应该尽量避免错别字、语法错误等错误，以保证文件的正式性和严谨性。

4. 红头文件应该由公司领导或专门负责人签字，以证明文件的真实性和权威性。

总之，红头文件是公司内部和外部交流中的重要正式文件，其使用需要严格遵守公司规定，以确保文件的正式性和有效性。